自我成長

讀書心得-《大腦減壓的子彈筆記術》

2019 年 4 月 3 日

《大腦減壓的子彈筆記術》是電腦玩物站長的最新著作。之前就很想開始使用Evernote,將筆記轉換過去,但是因為懶惰一直拖延到現在。昨天跟雷大聊到看書作筆記這件事,他推荐了電腦玩物站長的書,馬上決定一鼓作氣買了這本來讀,果然含金量十足,之後一定還要再讀其他本,將書中介紹的方法實際運用在生活中。

因為我個人有新書狂熱症,如果想要從頭學Evernote的朋友,建議可以先買站長之前的著作。這本的內容算是進階版,綜合了設定目標、時間管理、子彈筆記,再以Evernote為輔助工具來執行,創造一套更有效率的系統。

在看的過程中,我也思考了自己目前遇到的問題:

  1. 我的筆記都打在word檔裡,寫文章或是讀到某本書時,總是憑記憶回去找重點,隨著閱讀的量越來越大,這樣的方法開始缺乏效率。
  2. 要做的事持續增加,雖然設定了目標,但我常常太投入在某件事,延誤的其他事情的處理時間。
  3. 把事情排的太滿,以致於缺少了彈性的休息時間,有臨時狀況時行程就被打亂。

為什麼嘗試過的時間管理改變,最後還是回到原本雜亂無章的狀態?

書中告訴我們,我們總是太想依靠「自己」來解決問題。想靠我們的大腦,想靠我們的意志力,想靠我們的熱情來達到目標,可是往往就像橡皮筋拉太緊,最後彈性疲乏。

舉例來說,我們想要早起,但是即便設定好了鬧鐘,為什麼卻還是永遠無法準時起床?

因為我們沒有理解實現早起這個「任務」,需要的「行動」到底是什麼?即使是早起這件小事,也牽涉到我們整個生活型態的改變,也就是「系統」的改變。

所以,我們需要一套「系統」,幫助我們進行完整流程的改變。

讓我們可以明確的知道自己現在該做什麼事情、應該以什麼事為優先,來持續的推動我們的任務。唯有花時間養成習慣,改造自己的習慣流程,才有辦法逐步穩固我們的系統,才能享受時間管理帶來的效率、成就感與樂趣。

站長的書就是告訴我們如何把我們的任務管理系統,打造成一個「快、狠、準的子彈任務系統」。

  • 快:讓大腦減壓,用系統幫助自己更快完成工作。
  • 狠:專注下一步行動,勇敢去做最佳選擇,創造快樂。
  • 準:聚焦在創造價值,把有限精力、時間,投資在最準確的成果上。

  • 我到底要達成什麼樣的具體目標?

我們必須先自我思考,因為唯有確定我們的核心目標與價值,才有辦法將事物快速進行分類,對眾多選擇排出優先次序,當機立斷。

  • 先從「任務」開始打造起

以「任務」做為焦點,才能幫助我們真正拆解出可以做得到的每日清單,並且可以幫助我們不要陷入混亂的、分散的行動當中,以及創造真正有效的成果

每當一個新任務誕生,無論是工作上的專案、任務生活中的事情、個人的興趣、習慣的養成或是某個願望,總之都要先思考一個問題:「這件事到底我想要達成什麼具體成果?」並且把這個具體的願景描述出來。

  • 拆解「任務」

我們必須思考想要達成任務,會需要那些行動呢?將任務拆解成行動清單。代表行動不是單一的選項,而是列舉出所有可以實現任務的可能性,以防任何意外狀況發生時我們無從應變,大大降低了成功的可能性。

從四個方向來拆解行動:

  1. 往上思考:往前回推,要做到這個行動,有沒有更早一步的行動必須先做?直到知道第一步行動是什麼
  2. 往下思考:往後延伸,如果這個行動完成了,還能繼續採取什麼行動,讓成果變得更好?有沒有相關的行動可以把彼此連接在一起?透過這樣的方式,讓行動創造更多價值
  3. 往左思考:水平思考,開展這個行動有沒有其他替換行動?有沒有其他可能性?如果預設的行動不行,有沒有其他做法可以達到類似成果?
  4. 往右思考:另一種水平思考,如果原本這個行動走不通的時候,有沒有可能替換其他也想要達到的成果。當成果替換,行動也跟著替換,就不用卡在原本的行動上,繼續去利用時間,採取不同行動,達到一樣是我想要、需要達到的成果。
  • 不能只是把事情做完,而應該把事情做好

分辨出重要或是不重要的行動。如果一個行動做完一次就好,和其他行動不相關,那通常就是不重要的行動。而那些可以相互串聯的行動,除了行動的完成外,還可以為下一個行動或其他行動累積價值。

舉例來說,當我們因為工作需要列印開會資料時,必須去思考這件事是否可以創造更大的價值?又需要哪些行動來達成呢?

目標:想要在客戶、主管面前留下好印象。

思考:

  1. 怎麼把報告列印的更漂亮?
  2. 是不是要找專業影印店?
  3. 要不要加個封面?
  4. 用什麼紙或字體看起來最舒服?

唯有將這些行動結合在一起,才能以同樣的行動量,發揮更好的表現,累積加倍或數倍的效果。

  • 時間管理

拆解任務後,我們可以著手安排時間流程的規畫,這些任務與行動需要多少時間準備與執行?在一個專案裡,哪個任務、哪個行動,又應該在哪個時間點開始啟動呢?

我們想做的事情,永遠多於我們可以做的時間。所以我們必須做出選擇,但選擇不會是隨意選擇,而是要依賴系統,在行動的關聯、任務的拆解,專案的整合中,我們將知道自己可以選擇的最佳策略是什麼。

時間管理的核心目標,不是把所有事情都做完,而是「做這個時間最適合做的事,並且逐步的走在自己的目標上面。」

除此之外,善用空檔的時間很重要。當這些零碎的空檔累積在一起,其實我們會獲得非常龐大的資源。我們應該事先計畫好,讓空檔發生時,系統主動告訴我,我能做什麼事?

  • 列出清單

列出「每周」的行動清單與「每日」的行動清單,可以讓我們更有效率的達成任務。沒有計劃的多頭並行,就像沒有地圖就跑進迷宮,讓事情變得雜亂無章。

當我們把所有事情攤開,才有辦法具體看出「真正可以排進來完成的」事情有哪些。督促我們排入真正非完成不可的事,提醒我們提早開始行動,並且鼓勵我們勇敢捨棄目標。

更進一步,我們也可以寫下自己的日記。在設定目標、計畫與執行的過程中,寫下日記,再根據日記動態修正計畫,形成一個正向循環。

寫到這我突然想到,這和Ray Dalio在《原則》這本書中描述的工作原則也相當類似。

Thinking → Principles → Algorithms

靜下心想想你目前是用什麼方式來做決策。將這些標準寫下來當作你的原則。當你利用這些原則做出決策時,得到什麼結果?是否還有改善的空間,讓你未來可以做出更好的決策。那就進化吧!

這樣的工作/任務/子彈日記,不再只是行動的「結束」,

也是接下來行動最好的「開始」。

最後,本書的精華是將Evernote結合任務系統。站長提供了許多案例分享,讓我們可以了解Evernote如何輔助人類生理上的不足,大腦容量有限,儲存記憶體不足,需要存放在像Evernote這個強大的工具中,發揮1+1>2的效果吃太多,加快我們處理事情的效率。

讓我們不再因為怕吃的太多,消化太慢,吸收太少,而放棄享受美食的好機會!(歪樓)

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